System dla wypożyczalni samochodów - RentCarSoft

Moduł rezerwacje to serce systemu RentCarSoft. Znajdują tu się funkcjonalności służące do zarządzania między innymi grafikiem rezerwacji, listą zadań czy protokołami podstawień i zwrotów aut.

• Grafik rezerwacji – interaktywny grafik pokazujący listę rezerwacji zatwierdzonych, realizowanych i zakończonych. Z tego poziomu można w łatwy sposób stworzyć nową rezerwację auta, wybierając auto na kalendarzu graficznym zaznaczając okres wynajmu w dniach. Funkcjonalność ta została wzbogacona o rozbudowany mechanizm filtracji do szybszego wyszukiwania danych.
• Optymalizacja grafika – dzięki tej funkcjonalności grafik Twoich rezerwacji zostanie jeszcze bardziej optymalnie ułożony, a flota efektywniej wykorzystana.
• Lista zadań – jest to przegląd zadań (podstawień i zwrotów) z podziałem na dziś, jutro, aktualny tydzień i przyszły tydzień.
• Generowanie grafika podstawień i zwrotów dla Kierowców – dzięki tej funkcjonalności Twoi kierowcy dostają na swoje adresy e-mail aktualną listę zadań
• Tworzenie nowej rezerwacji – w łatwy sposób stworzyć nowy wynajem, wybierając okres wynajmu, segment aut, wyszukując klienta z bazy lub dodając nowego, dodając akcesoria i dodatki do wynajmu. Na koniec dostaniesz wyliczoną na podstawie zdefiniowanego wcześniej cennika kwotę końcową, którą dowolnie możesz modyfikować. Po zapisaniu rezerwacji – Twój Klient automatycznie dostanie potwierdzenie na adres mailowy. Oczywiście szablonami maili możesz dowolnie zarządzać.
• Protokoły podstawień i zwrotów – z poziomu karty rezerwacji można wygenerować protokół podstawienia auta i zwrotu i wysłać go na automatycznie na e-mail Klienta. Protokoły podstawień i zwrotów aut generowane są także przez aplikację kierowców.
• Przegląd list rezerwacji – rezerwacje można podzielić wg statusów, np. nowe, zatwierdzone, realizowane, zakończone, anulowane – na tej podstawie generują się listy rezerwacji z zaawansowanymi filtrami do wyszukiwania rezerwacji.
• Umowy – z poziomu karty rezerwacji można wygenerować umowę, która zostanie automatycznie wysłana na adres e-mail Klienta. Wygląd umowy oraz dane zawarte na umowach można dowolnie modyfikować w ustawieniach systemu.
• Zmiany rezerwacji – system odnotowuje wszystkie dokonane zmiany w rezerwacji – dzięki temu masz podgląd na to, kto i co zmieniał w całej historii rezerwacji.
• Płatności – dzięki integracji z płatnościami on-line możesz wygenerować link do płatności za rezerwację i wysłać automatycznie na adres e-mail Klienta. Płatność dokonana przez Klienta zostanie automatycznie pobrana i odnotowana w systemie i historii płatności.
• Komunikacja – w karcie rezerwacji jest cała historia komunikacji z klientem – mailowa i czat.

Moduł służący do zarządzania flotą Twoich pojazdów. Tu możesz zarządzać wszystkimi informacjami o historii pojazdu, takimi jak przebieg, przebyte naprawy, szkody, informacje serwisowe czy informacje o ubezpieczeniach i przeglądach.

• Zarządzanie flotą pojazdów – każdy z pojazdów ma swoją kartę pojazdu gdzie są zawarte podstawowe informacje o pojeździe takiej jak segment, vin, aktualny przebieg, numer rejestracyjny, a także dane serwisowe informujące np. o dacie ostatniej wymiany oleju, czy dacie następnej wymiany oleju, przebiegu przy ostatniej wymianie oleju, informacje o przeglądach technicznych i gwarancyjnych, ubezpieczeniu, kosztach ubezpieczenia. Zawiera także informacje o zakupie auta, formie finansowania, racie kredytu/leasingu, limicie km rocznym i miesięcznym, oraz informacje o wycofaniu pojazdu z floty. Karta pojazdu zawiera także pełną historie szkód oraz napraw danego auta.
• Przegląd zbiorczy napraw – lista napraw z podziałem na auta z floty, koszty napraw, sposób finansowania naprawy, opis szczegółowy napraw szkód
• Przegląd zbiorczy informacji o ubezpieczeniach – już nie zapomnisz o aktualnym ubezpieczeniu auta, ta funkcjonalność zadba o to aby odpowiednio wcześniej poinformować Cię o wygasającym ubezpieczeniu danego auta
• Przegląd zbiorczy informacji serwisowych – dzięki tej funkcji nie zapomnisz także o aktualnym przeglądzie, czy wymianie opon czy oleju w pojeździe.
• Przegląd zbiorczy uszkodzeń – lista wszystkich uszkodzeń we wszystkich pojazdach z floty z możliwością zaawansowanej filtracji i wyszukiwania określonych szkód

Moduł służący do zarządzania listą klientów indywidualnych i biznesowych.

• Przegląd wszystkich klientów – zbiorcza lista klientów biznesowych i indywidualnych z możliwością zaawansowanej filtracji i wyszukiwania
• Karta klienta – zawierająca wszystkie informacje o Kliencie, jego dane osobowe, kontaktowe, adres, a także informacje o przypisanych rabatach, wykorzystanych kodach rabatowych przez Klienta. Przegląd wszystkich rezerwacji Klienta, przegląd wszystkich wygenerowanych umów z Klientem, oraz pełna historia komunikacji z klientem mailowej i chat.
• Zarządzanie kierowcami – każdy klient może mieć zdefiniowanych dowolną ilość kierowców.
• Załączniki – możliwość dodawania do klienta załączników w postaci np. skanów dokuemntów
• Dodawanie Klienta – z podziałem na klientów indywidualnych i biznesowych. Przy tworzeniu klienta biznesowego – dzięki integracji z KRS – możesz pobrać dane klienta podając jego NIP, KRS czy Regon.
• Przegląd umów – lista wszystkich wygenerowanych umów z Klientami z możliwością filtrowania i zaawansowanego wyszukiwania.
• Dodawanie Klientów z poziomu tworzenia rezerwacji
• Podział list klientów – na indywidualnych i biznesowych

Centrum dowodzenia znajduje się właśnie w tym module. To tu zdefiniujesz cennik wynajmu, dostępne segmenty aut, oddziały i punkty obsługi, akcesoria i dodatki. Z tego poziomu będziesz mógł zarządzać kodami promocyjnymi.

• Cennik – kluczowa funkcjonalność w module zarządzania wypożyczalnią. To właśnie tu zdefiniujesz cennik wynajmu swoich aut. Możliwość definiowania rozbudowanej polityki cenowej, z rozróżnieniem cen na podstawie długości wynajmu. Z tego poziom będzie można także definiować nowe promocje okresowe z podziałem na cenę podstawową, promocje na podstawienia i zwroty, akcesoria i wiele innych.
• Oferta strona – ta funkcjonalność służy do definiowania oferty interaktywnej na Twoją stronę internetową. Nieograniczone możliwości w definiowaniu nowych pól.
• Oddziały i punkty obsługi – Twoja wypożyczalnia może jest już tak duża, że cała logistyka została podzielona na oddziały? Jeśli tak to nasz system daje możliwość tworzenia oddziałów, – do których możesz podpinać auta ze swojej floty. Każdy oddział może mieć oddzielne uprawnienia do systemu, dzięki temu masz pełną kontrolę nad rezerwacjami i autami w poszczególnych oddziałach. Definiowanie punktów obsługi daje możliwość ustalania polityki cenowej w danym punkcie.
• Akcesoria i dodatki – tu zdefiniujesz możliwe opcje dodatkowe przy wynajmie, jak ubezpieczenie dodatkowe, opłaty przygotowawcze, akcesoria takie jak nawigacja, foteliki. Dla każdej z tych opcji można zdefiniować własną politykę cenową.
• Kody promocyjne – to miejsce gdzie możesz tworzyć kody promocyjne, które po wpisaniu przez Klienta w momencie tworzenia rezerwacji wygenerują zdefiniowany rabat do ceny rezerwacji.
• Konfiguracja wypożyczalni – w tym miejscu możesz zarządzać wszystkimi warunkami określającymi działanie swojej wypożyczalni aut. Sposoby płatności kaucji, płatności za rezerwacje, ustalanie wysłania grafików do kierowców i oddziałów, ustawienia związane z działaniem i wyglądem panelu rezerwacji i panelu klienta na Twojej stronie www, zarzadzanie statusami pojazdów i rezerwacji.

W module raporty stworzyliśmy kilka raportów podsumowujących działanie Twojej wypożyczalni w podziale na sekcje związane z flotą, kierowcami, sprzedażą i rezerwacjami.

• Raport obciążenia floty - raport informujący o obciążeniu floty z podziałem na oddziały, segmenty aut, najczęściej wybierane auta i najrzadziej wybierane modele aut. Raport przedstawia graficzne i tabelaryczne informacje. Raport  można wygenerować na podstawie zadanych wartości jak np. okres, oddziały. Całość można zgrać do pdf i xls.
• Raport stanu floty na dzień – informacja o obciążeniu floty w danym oddziale w danym dniu. Raport przedstawia graficzne i tabelaryczne informacje. Całość można zgrać do pdf i xls.
• Raport kierowców – dający informacje o ilości wykonanych podstawień i zwrotów przez poszczególnych kierowców w danym oddziale. Raport przedstawia graficzne i tabelaryczne informacje. Raport można wygenerować na podstawie zadanych wartości jak np. okres, oddziały. Całość można zgrać do pdf i xls.
• Raport rezerwacji – raport wygenerowanych rezerwacji w danym okresie z informacją kto wygenerował rezerwacje i z jakim statusem. Raport przedstawia graficzne i tabelaryczne informacje. Raport można wygenerować na podstawie zadanych wartości jak np. okres, statusy, pracownicy. Całość można zgrać do pdf i xls.

Dzięki tym funkcją systemu będziesz mieć pełną kontrolę nad całym procesem komunikacji z danym klientem, począwszy od złożonej oferty, po zakończenie procesu wynajmu rezerwacji.

• Zgłoszenia odebrane – lista zgłoszeń i maili od Klientów z informacją o pochodzeniu wiadomości, przypisanej sprawie czy rezerwacji
• Tworzenie nowych wiadomości – możliwość wysyłania ręcznie bezpośrednio z systemu wiadomości do Klientów
• Wątki – system automatycznie grupuje wiadomości od Klientów i wiadomości wysłane do Klientów w wątki które mogą dotyczyć danej sprawy lub rezerwacji. Można zakładać ręcznie nowe wątki. Wątki zakładane są także w momencie, gdy system wysyła automatyczne wiadomości do klienta np. przy zatwierdzeniu rezerwacji.
• Klient pocztowy – wszystkie powyższe funkcjonalności tego modułu to nic innego jak rozbudowany program klienta pocztowego, z tą różnicą że zintegrowany ściśle z Twoją bazą klientów i rezerwacji.
• Czat – masz możliwość zainstalować na swojej stronie wtyczkę czatu, czyli bezpośredniej komunikacji z klientem przez stronę www. Wszystkie wiadomości z klientami zapisywane są do historii komunikacji z klientem. Masz możliwość także w czasie rzeczywistym podglądać jakie podstrony ogląda w danym momencie klient i na bieżąco reagować. Masz także możliwość ustawić automatycznych powiadomień do klienta gdy on jest na Twojej stronie www. W ustawieniach czatu możesz dowolnie konfigurować wygląd okna czatu na stronie.

Z tego poziomu zarządzasz wszystkimi ustawieniami systemu RentCarSoft. Możesz w dowolny sposób spersonalizować uprawnienia danego użytkownika do systemu, włączyć dodatkowe zabezpieczenia, ustawić płatności on-line z trzech dostępnych systemów płatności.

• Grupy dostępu – z tego poziomu definiujesz grupy dostępu do poszczególnych funkcjonalności systemu. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad poziomem uprawnień poszczególnych użytkowników do systemu.
• Użytkownicy – możliwość tworzenia nieograniczonej liczby użytkowników systemu, których przypinasz do wybranej i zdefiniowanej wcześniej grupy dostępu
• Główne ustawienia systemu – integracja płatności – do wyboru system płatności przelewy24, PayU, Tpay. Integracja SMS – możliwość włączenia powiadomień SMS i zdefiniowania szablonów SMS, które będą wysyłane automatycznie przed podstawieniem auta lub zwrotem, przypomnienie SMS o rezerwacji, podziękowanie za wynajem w Twojej wypożyczalni. System został zintegrowany z serwisem serwersms.pl. Bezpieczeństwo – masz do wyboru dodatkowe funkcje uwierzytelniania użytkownika – logowanie przy użyciu kodu SMS, logowanie przy użyciu aplikacji Google Authentication. Ponad to możesz określić czas, po którym system automatycznie Cię wyloguje, gdy wykryje Twoją bezczynność w systemie
• Kolejność pól i menu systemu – możesz dowolnie spersonalizować wyświetlanie menu systemu oraz poszczególnych pól formularzy w poszczególnych modułach systemu
• Widoki – możesz tworzyć i modyfikować nowe widoki - np., gdy będzie Ci potrzebny niestandardowy widok rezerwacji czy klientów.
• Dokumenty – w systemie masz możliwość tworzyć dowolne szablony dokumentów – takie jak umowy, aneksy do umów, potwierdzenia, które będą mogły być załączane do wiadomości e-mail
• Szablony maili – masz możliwość tworzenia nieograniczonej ilości szablonów wiadomości, – które będą wysyłane do Klientów w określonych przez Ciebie warunkach, np. przy zmianie statusu rezerwacji z nowa na zatwierdzona
• Słownik – tworzenie słownika marek i modeli pojazdów
• Dane firmy – możliwość modyfikacji danych Twojej firmy, które będą wyświetlane na generowanych dokumentach takich jak umowy czy aneksy do umów
• Restart hasła dostępowego do systemu

Stworzyliśmy dedykowaną aplikację dla kierowców w systemie android na urządzenia mobilne typu smartphony i tablety służąca do optymalizacji pracy kierowców, którzy podstawiają i odbierają auta od Klientów.

• Uwierzytelnianie kierowcy – po nadanym loginie i haśle.
• Przegląd zadań na dziś – lista podstawień i zwrotów aut, które ma zrealizować dany kierowca
• Edycja danych rezerwacji – przed wydaniem auta, kierowca może uzupełnić brakujące dane w rezerwacji, np. dane Klienta, sprzedać klientowi dodatkowe ubezpieczenie czy akcesoria, a także wydłużyć okres wynajmu, jeśli grafik rezerwacji na to pozwala.
• Generowanie protokołu podstawienia – funkcja z podziałem na kroki, wybór wydanych akcesoriów, uzupełnienie informacji o aktualnym przebiegu i oponach, określenie stanu auta wydawanego poprzez interaktywny formularz, na którym zaznaczone są graficznie istniejące już uszkodzenia pojazdu z możliwością zdefiniowania nowych uszkodzeń, zaprezentowanie klientowi warunków umowy, a kończąc na wygenerowaniu podpisu przez Klienta na protokole podstawienia. Protokół automatycznie zapisywany jest w systemie, oraz wysyłany jest do Klienta a podany adres e-mail.
• Generowanie protokołu zwrotu – funkcja z podziałem na kroki, określenie, które z wydanych akcesoriów wróciły, uzupełnienie informacji o aktualnym przebiegu i oponach, określenie stanu auta zwracanego poprzez interaktywny formularz, na którym zaznaczone są graficznie istniejące już uszkodzenia pojazdu z możliwością zdefiniowania nowych uszkodzeń, zaprezentowanie klientowi warunków umowy, a kończąc na wygenerowaniu podpisu przez Klienta na protokole podstawienia. Protokół automatycznie zapisywany jest w systemie, oraz wysyłany jest do Klienta a podany adres e-mail.
• Możliwość zmiany wyglądu aplikacji – indywidualnie przez każdego kierowcę. Aplikacja ma dwa główne motywy graficzne – dzienny i nocny.

System RentCarSoft został zintegrowany z zewnętrznymi platformami do obsługi płatności on-line, wysyłki SMS, maili, a także aplikacji zabezpieczających logowanie do systemu.

• Systemy płatności – do wyboru masz aż trzy wiodące systemy płatności on-line, tj.: przelewy24, PayU, Tpay
• System SMS – zintegrowaliśmy nasz system z platformą do wysyłania SMS – serwersms.pl
• Zabezpieczenia – możesz włączyć dodatkowe zabezpieczenie podczas logowania do systemu - aplikacji Google Authentication – dzięki tej aplikacji bezpłatnie zabezpieczysz dostęp do swojej aplikacji tylko wybranym użytkownikom.